Basic Information

Reference Number

0000103997

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

DO20180510

Title

Email Service Provider

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C100483

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Description

**la version française suit**

PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) to supply a technology platform and initial implementation and training services for an Email Service Provider (ESP) platform.

An Agreement resulting from this RFP shall be for one (3) year term with two (2) irrevocable option(s) to extend for two (2) year period(s).

1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:

The key objective in issuing this RFP is to identify and select a technology platform that will support the growing roster of CBC message-based communications services, as well as set us up for a more automated future.

To the extent that CBC will require education, training, bidders are requested to include these service components as part of your submission.

Our priorities include:

Effectively create, manage, and deliver member newsletters
Introduce more dynamic and customized content and experiences into our outbound engagement efforts
Leverage state-of-the-art email marketing capabilities
Integrate closely with enterprise-wide content management, data warehouse, and analytics services

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is open only to Proponents who meet and provide evidence of meeting each of the following mandatory requirements in their requests for RFP documents:

The Proponent must provide three references for which similar services (such as email newsletters, ad hoc email alerts, automated digests and subscription centres), have been provided.
The Proponent must provide evidence of their experience the strategies and practices of audience acquisition and engagement via email newsletters.
The Proponent’s solution must support publishing in English and French.
The Proponent’s solution must ensure compliance with the Canadian Privacy Act and the General Data Protection Regulation.

3. TO REQUEST THE RFP
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.
Please note that in order to maintain total integrity and fairness CBC/Radio-Canada will not entertain changes to the NDA which, at this point, is for the purpose of this RFP.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The documents to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be submitted no later than August 01, 2018 at 2:00 p.m. Eastern Time, to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required document (NDA & Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4. CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # DO20180510) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Stewart Bell
Strategic Sourcing Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada

E-mail: stewart.bell@cbc.ca

5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than September 05, 2018, 2:00 PM Eastern Time.

CBC / Radio-Canada reserves the right to negotiate with suppliers for any supply contract.

Note: This supply agreement is subject to Chapter Five (Government Supply Contracts) of the Canadian Free Trade Agreement

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à une plateforme de fournisseur de services de messagerie électronique (ESP).

L’entente conclue à la suite de cette DP sera être d’une durée de trois (3) ans avec deux (2) option irrévocable de prolongation de deux (2) ans.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

L’objectif principal de la présente DP vise à sélectionner une plateforme technologique qui prendra en charge la liste de plus en plus longue des services de communications basées sur des messages de CBC/Radio-Canada, ainsi qu’à nous préparer à un avenir plus axé sur l’automatisation.

Dans la mesure où CBC/Radio-Canada aura besoin de formation et de soutien, nous demandons aux soumissionnaires de bien vouloir inclure ces éléments de service dans le cadre de leur proposition.

Nos priorités comprennent ce qui suit :
Créer, gérer et distribuer efficacement des infolettres aux membres.
Intégrer du contenu et des expériences plus dynamiques et personnalisées à notre travail de mobilisation orienté vers l’externe.
Tirer parti des capacités de marketing par courriel à la fine pointe.
Approfondir l’intégration à l’échelle de l’entreprise avec la gestion du contenu, l’entrepôt de données et les services d’analyse.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

2.1 Le soumissionnaire doit indiquer trois références auxquelles il a fourni des services semblables (infolettres, alertes ponctuelles par courriel, sommaires automatisés et centres d’abonnement).
2.2 Le soumissionnaire doit fournir une preuve de son expérience des stratégies et des pratiques en usage en matière d’acquisition et de mobilisation de l’auditoire par le moyen des infolettres envoyées par courriel.
2.3 La solution du soumissionnaire doit permettre de diffuser du contenu en anglais et en français.
2.4 La solution du soumissionnaire doit respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada et du Règlement général sur la protection des données.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir l’entente de confidentialité et de non-divulgation avec le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.
Notez que, pour assurer une intégrité et une équité totales, CBC/Radio-Canada n’acceptera pas que des modifications soient apportées à l’entente de confidentialité et de non-divulgation qui, dans le présent contexte, vise spécifiquement la DP.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Après réception des documents requis (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le, 01, aout, 2018

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no DO20180510) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Stewart Bell
Gestionnaire de l'approvisionnement stratégique, Gestion stratégique de l'approvisionnementFinances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada

Courriel : stewart.bell@cbc.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La date limite pour soumettre une proposition en réponse à la présente DP est le jour de la semaine, 05, septmbre, 2018, 14 h, heure normale/avancée de l’Est.

Remarque:

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2018/07/18 01:50:54 PM EDT

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance Deadline

2018/08/08 11:59:00 PM EDT

Questions are submitted online

Yes

Closing DateA - Latest Amendment

2018/09/14 02:00:00 PM EDT

Contact Information

Stewart Bell

416-205-3001

stewart.bell@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification

**la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Confidentiality and Non-Disclosure Agreement (NDA), along with the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (NDA & Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Stewart Bell
Strategic Sourcing Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: stewart.bell@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within twenty-four (24) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (NDA, Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

******
INSTRUCTIONS :
Critères de qualification

Afin d’obtenir les documents de la DP, les soumissionnaires doivent fournir une entente de confidentialité et de non-divulgation, ainsi qu’un formulaire de demande de qualification. Ces documents doivent porter la signature d’un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Stewart Bell
Gestionnaire de l'approvisionnement stratégique, Gestion stratégique de l'approvisionnement
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : stewart.bell@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les vingt-quatre (24) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Identity & Proposal

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

All proposal documents except for the pricing document/s

Envelope 2 - Pricing A2 Cost Grid

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Pricing A2 Cost Grid file only

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