Basic Information

Reference Number

0000076069

Issuing Organization

CBC/Radio Canada

Solicitation Type

RFP - Request for Proposal (Formal)

Solicitation Number

RFP ME20180117

Title

RFID Asset Tracking System / Système de suivi des actifs par RFID

Source ID

FD.CO.CAN.458875.C63667

Details

Location

Canada, All of Canada, All of Canada

Delivery Point

Toronto

DescriptionA - Latest Amendment

French to follow
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.

CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals for an RFID (Radio Frequency Identification) Asset Tracking System (“RFP”).

The Agreement resulting from this RFP shall be (3) three years with two (2) irrevocable options to extend for one (1) year period.

1. SUMMARY OF REQUIRED PRODUCTS/SERVICES:

The key objective in issuing this Request for Proposals (“RFP”) is:
To obtain detailed technical specifications and pricing for a system which will provide real time tracking of CBC/Radio-Canada’s assets through RFID technology.
The Proponent(s) to supply the hardware, software, tagging and support services necessary to install and enable the management of an Radio Frequency Identification (RFID) system, located at the CBC/Radio-Canada facility in Montreal.

This requirement is envisioned as having three components:

RFID tags.
RFID readers, handheld and fixed.
RFID positioning system with connectors for integration with existing systems.

Although a fully integrated proposal will be preferred, proponents can submit a proposal on a specific component of the system, provided that it is universally compatible with the other parts of the system.

2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:

2.1 The Proponent must have a place of business and provide full system support from facilities based in North America.

2.2. Your company must have a minimum of 5 years’ experience in the field of RFID systems.

3. TO REQUEST THE RFP
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the documents.

The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.

The documents to be completed and signed (Qualification Request Form) must be submitted to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).

Following receipt of the required documents (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than Thursday February 1, 2018.

Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.

4.  CONTACT WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # ME20180117) in the “Subject” of the e-mail.

CBC/Radio-Canada Representative:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Corporate Finance & Administration
CBC/Radio-Canada

E-mail: Janice.prymak@cbc.ca

5.  RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals in response to this RFP are due no later than Thursday March 8, 2018, 2:00 PM Eastern time.

NOTE:

This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).

CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.

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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.

CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à un système de suivi des actifs par RFID (identification par radiofréquence).

L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de trois (3) ans avec deux (2) options irrévocables de prolongation de un (1) an.

1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS :
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :

Obtenir les spécifications techniques et la tarification détaillées pour un système de suivi en temps réel des actifs de CBC/Radio-Canada exploitant la technologie RFID.
Déterminer le soumissionnaire qui fournira l’équipement matériel et logiciel ainsi que les services d’étiquetage et de soutien nécessaires à l’installation et à l’exploitation d’un système d’identification par radiofréquence (RFID) pour la Maison de Radio-Canada, à Montréal.

Cette exigence comprend trois composantes :

Étiquettes RFID :
Lecteurs RFID, portatifs et fixes;
Système de positionnement RFID muni des connecteurs requis pour pouvoir être intégré aux systèmes existants.

Nous privilégions une solution pleinement intégrée, mais les soumissionnaires peuvent proposer une solution pour une seule composante, à condition qu’elle soit universellement compatible avec les autres composantes du système.

2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER :
La présente DP s’adresse uniquement aux soumissionnaires qui répondent à chacune des exigences obligatoires suivantes et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :

2.1 Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien complet du système.

2.2. Votre entreprise doit avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans le domaine des systèmes RFID.

3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir un formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans les documents.

Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés ci-dessus est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition. On peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».

Le document à remplir et à signer (formulaire de demande de qualification) doit être envoyé au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).

Après réception des documents requis (formulaire de demande de qualification) et de l’évaluation positive par CBC/Radio-Canada des propositions de votre entreprise, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le jeudi 1 février 2018.

Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.

4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no ME20180117) dans la ligne de mention « Objet ».

Représentant de CBC/Radio-Canada :

Janice Prymak
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration nationales
CBC/Radio-Canada

Courriel : janice.prymak@cbc.ca

5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
La date limite pour soumettre une proposition en réponse à la présente DP est le 8 mars 2018 à 14 h, heure normale/avancée de l’Est.

REMARQUES :

Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.

CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des soumissionnaires pour tout contrat d’approvisionnement.

Dates

Publication

2018/01/18 11:48:52 AM EST

Bid Intent

Not Available

Question Acceptance DeadlineA - Previous Amendment

2018/02/13 11:59:00 PM EST

Questions are submitted online

Yes

Closing DateA - Latest Amendment

2018/03/08 02:00:00 PM EST

Contact Information

Janice Prymak

416-205-3004

janice.prymak@cbc.ca

Required Acknowledgement

Qualification Form

Qualification Form
**la version française suit**

Qualification Requirements

To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in the attached file.
The Proponent must be registered with Merx Canada. Once registered, the file containing the above documents is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking “Place Bid”.
The document(s) to be completed and signed (Qualification Request Form) must be sent, to the attention of the CBC/Radio-Canada representative for this RFP:

Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca

If you have not received acknowledgment of your request within forty-eight (48) hours it is your responsibility to resubmit your request.

Following receipt of the required document(s) (Qualification Request Form) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download.

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Critères de qualification

Afin d’obtenir des documents de la DP, les soumissionnaires doivent soumettre le formulaire de demande de qualification signé par un représentant dûment autorisé qui confirme que le soumissionnaire respecte toutes les exigences obligatoires décrites dans le fichier joint.
Le soumissionnaire doit être enregistré auprès de Merx Canada. Une fois cette étape terminée, le fichier contenant les documents mentionnés plus haut est classé dans la section Acceptation requise de cette proposition et on peut y accéder en cliquant sur « Placer une soumission ».
Les documents à remplir et à signer (entente de confidentialité et de non-divulgation et formulaire de demande de qualification) doivent être envoyés, à l’attention du représentant de CBC/Radio-Canada pour cette DP :

Janice Prymak
Premier chef, Gestion de l’approvisionnement stratégique
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : janice.prymak@cbc.ca

Si vous n’avez pas reçu d’accusé de réception de votre demande dans les quarante-huit (48) heures, il vous incombe de soumettre de nouveau votre demande.

Après réception des documents demandés (entente de confidentialité et de non-divulgation, formulaire de demande de qualification) et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés.

Bid Submission Process

Bid Submission Type

Electronic Bid Submission

Envelope 1 - Technical Response Only

Pricing

No pricing in this envelope

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Technical Response (Non-Financial)

Envelope 2 - Pricing Response Only

Pricing

In attached document

Bid Documents List

Item Name	Description	Mandatory	Limited to 1 file
Bid Documents	Documents defining the proposal	Yes	No
No entries

Additional Bidding Instructions

Financial Response Grids Only

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